Migrar de sistema de ótica é levar para o sistema novo o que já existe no antigo: clientes, catálogo, receitas com grau, histórico de vendas e crediário em aberto. Na ZF System esse trabalho é da nossa equipe: a ótica não redigita cadastro nem carnê. A gente converte, carrega e confere antes da virada.
Quase toda ótica que pensa em trocar de sistema já sabe o que quer do sistema novo. O que segura a decisão é outra coisa: os anos de ficha, receita, carnê e histórico que estão no sistema de hoje. Recomeçar do zero significa perder o grau do cliente que volta para trocar a lente e o carnê de quem ainda deve — e ninguém troca de sistema para isso.
A alternativa que costumam oferecer é pior: entregar uma planilha e pedir que a equipe redigite tudo nos intervalos do balcão. Isso não é migração, é trabalho transferido para quem já tem o dia cheio — e o erro de digitação aparece meses depois, no atendimento.
Na ZF System a migração é feita pela nossa equipe. A ótica participa decidindo e conferindo, não digitando.
Não é só o nome e o telefone do cliente. O que a ótica usa no balcão é o histórico inteiro — e é ele que atravessa.
Nome, contato, endereço e documento. Quem paga e quem usa o óculos continuam ligados: titular e dependente não viram duas fichas soltas.
Armações e produtos com valor de venda e código, mais o saldo atual de cada item — o número com que a loja trabalha no dia da virada.
Marca, tipo, índice e tratamento, e não só um nome solto de produto. É o que permite a lente voltar a ser escolhida pelo grau do cliente.
Esférico, cilíndrico, eixo e adição, com DP/DNP e altura. O grau antigo vira a medição óptica na ficha, onde o balcão consulta.
A venda com os itens que saíram e as formas de pagamento registradas. É o histórico que sustenta garantia, recompra e conversa de balcão.
O contrato remontado com as parcelas, o vencimento de cada uma e o que já foi pago. Quem deve continua devendo o mesmo, nem um centavo a mais.
Cada um destes tem motivo. Prometer o acervo inteiro e entregar menos é o que faz o lojista desconfiar até do que veio certo.
A venda chega marcada como tendo ordem de serviço, mas o caminho que o óculos fez dentro do laboratório fica no sistema antigo. O que a ótica usa no dia a dia é a O.S. de hoje em diante.
O que entra é o saldo atual de cada item. Reprocessar entradas e baixas de anos anteriores não muda esse saldo e ainda arrisca debitar duas vezes o que já saiu.
Ele é o mesmo dinheiro das vendas e do carnê, olhado por outro ângulo. Importá-lo junto faria o faturamento aparecer em dobro — e a conta só não fecharia meses depois.
E há o que depende do seu sistema atual. Alguns entregam o acervo quase inteiro, outros entregam pouco. Por isso a primeira etapa é examinar o que dá para tirar de lá e escrever o resultado — antes de a ótica assumir qualquer compromisso com a troca.
Cinco etapas, nesta ordem. A loja só muda de sistema na última.
Cada sistema entrega os dados de um jeito, e alguns entregam pouco. Antes de qualquer promessa a gente examina relatórios, exportações e arquivos, e devolve por escrito o que vem inteiro, o que vem com ressalva e o que não vem.
Os dados saem do formato do sistema antigo e entram no do ZF System com a procedência declarada campo a campo: o que veio original, o que foi corrigido e o que foi deduzido. Nada entra sem essa marca.
Com backup antes e sem encostar no sistema que a ótica está usando. Ele continua sendo o sistema da loja até o dia combinado — a carga é preparo, não é a virada.
Cada bloco é conferido contra mais de uma fonte do sistema antigo e precisa fechar ao centavo. O que não fecha é escrito e mostrado para você, com o motivo — nunca ajustado para bater.
Com a conferência na mão, a equipe é treinada por videochamada e a ótica passa a operar no ZF System. A partir daí a venda, a O.S. e o carnê nascem no sistema novo.
Carregar dado é a parte fácil. O que decide se a migração prestou é a conferência — e ela tem regra, não é olhar por cima.
Cada bloco é reconferido linha por linha, contra mais de uma fonte do sistema antigo, e precisa fechar ao centavo. O total impresso no rodapé de um relatório não serve de prova: já apareceu rodapé somando parcela que o cliente tinha pago, e aceitá-lo teria transformado dívida quitada em cobrança nova.
E existe uma regra que vale acima das outras: nada é adivinhado. Grau fora do comum entra como está, com aviso para conferir na receita de papel — inventar um valor ali é inventar receita médica, e apagar é perder o histórico. Duas fichas com nome parecido não são fundidas, porque em ótica isso junta pai e filho homônimos. O que não dá para provar fica marcado e listado para você decidir, nunca chutado.
É o detalhe que mais dá trabalho depois quando passa batido na troca. Antes da virada a faixa de numeração é levantada e conferida com a sua contabilidade, e o próximo número configurado no ZF System fica acima do último que o sistema antigo emitiu.
Número e série andam juntos: repetir um número já usado dá rejeição na SEFAZ, e pular a série certa queima o número sem nota nenhuma no lugar. Conferir isso antes custa uma conversa; descobrir depois custa a nota de um cliente que está no balcão esperando.
Sim, o trabalho é nosso. A ótica não redigita cadastro, catálogo nem carnê: a gente recebe o que o sistema atual consegue entregar, converte para o formato do ZF System, carrega na sua loja e confere o resultado antes de a equipe começar a usar.
O cadastro de clientes com contato e endereço, o catálogo de armações e produtos com valor de venda, as lentes com marca, tipo, índice e tratamento, as receitas com grau, DP/DNP e altura, o histórico de vendas com os itens e as formas de pagamento, e o crediário em aberto com contrato e parcelas. O vínculo entre quem paga e quem usa o óculos vem junto.
Tem, e a gente diz quais antes de começar. O passo a passo da produção que ficou no laboratório não vem: a venda chega marcada como tendo ordem de serviço, o histórico da montagem não. A movimentação antiga de estoque também não, porque o que entra é o saldo de hoje, que é o número com que a loja trabalha. E relatório de valores recebidos não é importado como venda: seria o mesmo dinheiro contado duas vezes.
Depende do que o sistema atual entrega e do tamanho do acervo. A primeira etapa existe justamente para medir isso: a gente olha o que dá para tirar de lá e devolve, por escrito, o que vem inteiro, o que vem com ressalva, o que não vem e em quanto tempo — antes de qualquer carga.
Não. A carga acontece antes da virada, e o seu sistema atual continua sendo o seu sistema até o dia combinado. A loja só passa a operar no ZF System quando a conferência estiver fechada e a equipe treinada.
Cada bloco de dados é conferido contra mais de uma fonte do sistema antigo e precisa fechar ao centavo. Onde não fecha, a divergência é escrita e mostrada para você, nunca ajustada para bater. Confiar no total impresso no rodapé de um relatório sem recontar linha a linha é como uma parcela já paga volta a aparecer como dívida.
Entra como está, com aviso para conferir contra a receita de papel. Adivinhar um grau é inventar receita médica, e descartar apaga o histórico do cliente. Vale o mesmo para ficha ambígua: a gente não funde dois cadastros por nome parecido, porque em ótica isso junta pai e filho homônimos.
Sim. Antes da virada a faixa de numeração é conferida com a sua contabilidade, e o próximo número configurado no ZF System fica acima do último emitido no sistema antigo. Número e série andam juntos: errar isso dá rejeição na SEFAZ e queima o número sem nota.
Também dá. O trabalho muda de forma: em vez de converter um arquivo de exportação, a gente organiza o que existe num formato que o sistema aceita e confere o resultado do mesmo jeito. O que não dá para provar não entra como se fosse certo.
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Conte qual sistema a sua ótica usa hoje. A gente olha o que ele consegue entregar e devolve, por escrito, o que vem inteiro, o que vem com ressalva e o que não vem — antes de qualquer decisão.