Acompanhamento do óculos é o jeito de o cliente saber em que etapa está o pedido sem ligar para a ótica. No ZF System, cada venda com O.S. tem um link próprio, aberto sem login, que mostra a etapa atual, e a loja pode ligar um aviso no WhatsApp para as etapas que escolher.
Uma página com o logo da ótica, o primeiro nome do cliente, o número do pedido e as etapas do óculos, com a atual em destaque e a data em que cada uma começou. No fim, o WhatsApp ou o telefone da loja, para quem quiser falar com alguém.
O que a página não mostra é tão importante quanto o que mostra: nada de grau, receita, medidas, CPF, valor ou forma de pagamento. O link é feito para ser encaminhado, para a filha que vai buscar o óculos da mãe, por exemplo, e quem o receber vê só em que pé está o pedido.
Também não há previsão de entrega na página. Ela diz onde o óculos está, e prometer quando ele fica pronto continua sendo conversa da loja com o cliente.
Sua ótica
Olá, Maria!
Pedido nº 1234
O cliente fica sabendo sem precisar perguntar, e a loja só avisa quando tem alguma coisa a dizer.
O cliente abre o link e vê a etapa. Não precisa de senha, aplicativo nem cadastro. O endereço é longo e aleatório, feito para não ser adivinhado.
A página não mostra receita, medidas, CPF, telefone, valor nem pagamento. Link encaminhado por engano revela só que o óculos está em montagem.
Na venda com o óculos de longe e o de perto, cada um aparece com a sua etapa, e o cliente vê quando um ficou pronto antes do outro.
As quatro etapas padrão podem ser renomeadas, recoloridas, reordenadas e apagadas, e a loja cria as dela, até 12 no quadro.
O aviso no WhatsApp é ligado etapa por etapa. A ótica escolhe avisar só no "Pronto p/ retirada", ou em mais etapas, e edita o texto.
Com a conversa aberta nas últimas 24 horas, vai o texto da loja. Com ela fechada, vai um modelo aprovado. O sistema escolhe sozinho.
O aviso só sai das 8h às 20h. Etapa mudada à noite vira mensagem de manhã, e não um telefone tocando às 23h.
Cada aviso enviado fica na conversa do cliente e no histórico da O.S. Se o envio falhar, a tela diz que o cliente não foi avisado.
Quem move a etapa é a loja. O link e o aviso só contam ao cliente o que a loja registrou.
O óculos entra no quadro de ordens de serviço na primeira etapa, e o botão do link do cliente já fica na tela da venda.
Arrastando o card no quadro ou pelos botões da tela da venda. Cada mudança fica no histórico da O.S., com data e hora.
Se a etapa tem aviso ligado, a mensagem sai no WhatsApp com o link. Se não tem, a etapa muda do mesmo jeito no link.
A etapa final é sempre da loja. Ela pode exigir o saldo quitado para entregar e registrar quem retirou, com documento e assinatura.
"Meu óculos já ficou pronto?" é a pergunta que mais toca o telefone de uma ótica. Cada vez que ela chega, alguém para de atender quem está na loja, procura a O.S. e, se o óculos está no laboratório, às vezes ainda liga para lá antes de responder.
Com o acompanhamento, a resposta já está com o cliente. A loja move a etapa uma vez, no quadro, e o link mostra a mesma coisa para quem perguntar. Com o aviso ligado no "Pronto p/ retirada", o cliente fica sabendo na hora certa, e não três dias depois, quando ligou para reclamar.
Uma boa prática: deixar o aviso de "pronto" para depois da conferência do óculos na loja. O cliente que vem buscar e volta sem o óculos reclama muito mais do que o cliente que esperou um dia a mais.
E quando o óculos volta depois de entregue, porque o cliente não se adaptou ou a receita mudou, a refação nasce da própria venda, com a receita e as medidas do óculos original, dentro do prazo de garantia que a loja definiu.
Acompanhamento do óculos é o jeito de o cliente saber em que etapa está o pedido sem ligar para a ótica. No ZF System, cada venda com O.S. tem um link próprio, aberto sem login, que mostra a etapa atual, e a loja pode ligar um aviso no WhatsApp para as etapas que escolher.
O logo e o nome da ótica, um "Olá" com o primeiro nome dele, o número do pedido, a etapa atual em destaque e todas as etapas, cada uma com a data em que o óculos chegou nela. No fim, o WhatsApp ou o telefone da loja. Na venda com mais de um óculos, cada um aparece separado, com o seu próprio andamento.
Não. O link não mostra grau, receita, medidas, CPF, telefone, valor nem forma de pagamento. Ele é fácil de encaminhar, e quem o receber por engano vê só em que etapa o óculos está. Também não mostra previsão de entrega: a página diz onde o óculos está, não quando fica pronto.
De dois jeitos. Na tela da venda, o botão "Link do cliente", no card "Andamento da O.S.", copia o endereço para a loja mandar como preferir. E, com o aviso automático ligado, o link vai junto na mensagem do WhatsApp. O link abre no endereço da própria loja, o domínio dela ou o subdomínio no ZF System, e deixa de abrir se a venda for cancelada ou devolvida.
O sistema vem com quatro: Aguardando lente, Em montagem, Pronto p/ retirada e Retirado pelo cliente. A ótica pode criar, renomear, trocar a cor, reordenar e apagar etapas, até 12, para o quadro falar a língua do balcão dela. Configurar o quadro pede a permissão de gerenciar pedidos.
A própria loja, à mão: arrastando o card no quadro de ordens de serviço ou pelos botões da tela da venda, que são o caminho no celular e no tablet. Nada muda sozinho. Quando a O.S. foi enviada a um laboratório que usa o sistema, a produção é dele e a loja acompanha pelo painel; a etapa final, a da retirada, é sempre da loja.
A ótica liga o aviso etapa por etapa, e todos começam desligados. Quando o óculos chega a uma etapa com aviso ligado, o cliente recebe a mensagem com o link. O texto padrão é "Olá {nome}! Seu pedido {os} na {loja} está agora em: {etapa}. Acompanhe por aqui: {link}", e a loja pode trocar. Cada aviso enviado fica registrado na conversa do cliente e no histórico da O.S.
Fora da janela de 24 horas, a Meta só deixa a empresa mandar um modelo de mensagem aprovado. O aviso segue essa regra sozinho: com a conversa aberta, vai o texto da loja; com ela fechada, vai o modelo. O sistema já traz um modelo de aviso de etapa para usar enquanto a Meta não aprova o modelo próprio da ótica.
Não. O aviso só sai das 8h às 20h, no horário de Brasília. Se a etapa mudar fora desse horário, o aviso fica guardado e sai depois, e antes de sair o sistema confere se ele continua ligado. Voltar e avançar para a mesma etapa não repete o aviso. Se o envio falhar, a etapa muda do mesmo jeito e a tela diz que o cliente não foi avisado.
O quadro de etapas e o link do cliente vêm no sistema, junto com a O.S. O aviso automático usa o Chat WhatsApp, a ferramenta de WhatsApp oficial do sistema, contratada à parte, com um número conectado. Sem ela, a loja continua podendo copiar o link e mandar para o cliente.
Cilíndrico sem eixo, prisma sem base, altura maior que o aro: as conferências que pegam o erro antes de fabricar a lente, e as que pedem um segundo olhar.
Ordem de serviçoA receita já está na ordem de serviço, mas o pedido de lente ainda é digitado de novo no site do fornecedor. O que muda quando o pedido sai da própria O.S.
Pós-vendaAdaptação, garantia da armação e garantia do tratamento são prazos diferentes. Misturar os três faz a ótica refazer lente que não devia, ou negar a que devia.
Fale com a equipe pelo WhatsApp. A gente mostra, ao vivo, o quadro de etapas, o link do cliente e o aviso saindo quando o óculos fica pronto.