Pedido online ao laboratório óptico: o que cada tipo exige

Antes da ligação "e o meu pedido?", existe outra, na direção contrária: o laboratório liga para a ótica porque o pedido chegou faltando alguma coisa. O eixo não veio, a altura ficou em branco, a armação não foi descrita. A produção para até alguém responder.

Já escrevemos sobre como acompanhar a produção do laboratório sem telefonema. Este texto é sobre o começo do caminho: o pedido de lente feito pela internet, e o que ele precisa ter para chegar completo ao laboratório.

Por que o pedido por mensagem dá retrabalho

Pedido por telefone, por mensagem ou por foto de papel tem um problema de origem: alguém do laboratório precisa redigitar. E cada redigitação é uma nova chance de trocar o olho, perder o eixo ou esquecer a altura. Quando o erro aparece, ninguém sabe se foi a ótica que mandou errado ou o laboratório que copiou errado, e a conversa vira discussão.

No pedido online, quem digita é a ótica, com a receita na frente. O laboratório recebe a ordem de serviço pronta para conferir, e não um recado para interpretar.

Quatro tipos de pedido, quatro listas

Nem todo pedido ao laboratório é uma lente nova. Tratar todos do mesmo jeito leva a dois erros: pedir receita para um serviço que não usa receita, e deixar passar sem receita um serviço que precisa dela.

Dois detalhes evitam briga na fatura. Na coloração, o laboratório cobra o serviço de colorir, não a lente. E escolher "pronta entrega" não encurta o prazo por conta própria: quem diz se a lente está pronta é o estoque do laboratório, com o grau na mão. Se o grau não estiver em estoque, a lente é de encomenda, e o prazo mostrado já diz isso.

O grau conferido antes de virar O.S.

Pedido online só ajuda se o grau for conferido antes de entrar na produção. A conferência tem duas réguas. A primeira barra o que não pode ser fabricado: cilíndrico sem eixo, eixo fora de 0 a 180, valor que não é número e multifocal sem adição, que não se fabrica sem ela. A segunda só avisa, porque o estranho pode estar certo: grau fora do passo de 0,25, valor alto demais, que costuma ser vírgula esquecida, e altura de montagem maior que a altura do aro.

A régua precisa valer na tela e de novo no servidor. Se a conferência existe só no formulário, uma aba antiga ou uma tela desatualizada passa por cima dela.

A foto da receita ajuda, mas não confere

Ler a receita pela foto poupa digitação: o grau já aparece preenchido no formulário. Mas leitura de foto erra, principalmente em receita escrita à mão, com reflexo ou com campo riscado. Por isso o valor lido é só um começo: a ótica revisa cada campo, e a foto vai anexada à O.S. daquele óculos. Se houver dúvida no laboratório, a receita original está ali, sem precisar pedir de novo.

A conferência final da receita continua sendo da ótica, que é quem viu o cliente e o papel.

Preço e prazo antes de enviar

A outra ligação comum é a do valor: "quanto ficou mesmo aquela lente?". No pedido online, a ótica vê, antes de enviar:

• O preço dela, com o desconto ou o preço especial que o laboratório deu àquela ótica, e não uma tabela genérica.
• O preço do par, e meio par quando o pedido é de um olho só.
• O prazo em dias úteis, calculado pelo grau: pronta entrega quando o estoque tem, encomenda quando não tem.

O que fica de fora também importa: o custo e o estoque do laboratório não aparecem para a ótica. A margem e a posição de estoque são do laboratório.

Sem pedido em dobro

Duplo clique e aba recuperada são o jeito mais comum de um pedido chegar duas vezes. No portal, os dois casos caem no mesmo pedido, e a lente não sai duas vezes do estoque. E quando a ótica precisa repetir um pedido antigo, ele já vem preenchido, para revisar em vez de digitar de novo.

Depois do envio

Com o pedido enviado, a O.S. aparece no quadro do laboratório, que é avisado do pedido novo. A ótica acompanha a etapa, conversa com o laboratório dentro do próprio pedido e, quando o óculos sai, vê o envio e confirma o recebimento com o nome de quem recebeu.

Fica uma pergunta: quando o laboratório cobra? Para algumas óticas, no fechamento do mês; para outras, no próprio pedido. Isso tem regras próprias, e tratamos delas no texto sobre cobrar a ótica no fechamento ou no pedido.

Resumo

O pedido online chega completo quando cada tipo pede só o que usa, o grau é conferido antes de virar O.S., a foto da receita é revisada e anexada, e o preço e o prazo aparecem antes do envio. É o que faz o portal de pedidos para laboratório óptico do ZF System: a ótica monta o pedido, e o laboratório confere em vez de redigitar.