Laboratório óptico: cobrar no fechamento ou no pedido?

Todo laboratório óptico financia as óticas que atende. Ele compra a lente, paga a produção, monta o óculos e só recebe no fim do mês, quando fecha o período e manda a fatura. Com a ótica que sempre pagou em dia, isso funciona. Com a ótica nova, ou com a que começou a atrasar, o laboratório está produzindo hoje para receber não se sabe quando.

A saída não é cobrar todo mundo no pedido, que espanta a ótica boa. É escolher a forma de cobrar cliente por cliente.

Duas formas de cobrar

• No fechamento. O laboratório produz, junta os pedidos do período e fatura a ótica de uma vez. É o jeito de sempre, e é o certo para quem tem histórico.
• No pedido. A ótica paga ao enviar o pedido, por Pix, boleto ou cartão, conforme o que o laboratório aceitar. A produção começa depois do pagamento.

As duas convivem no mesmo laboratório. O que muda é a pergunta que o laboratório faz a cada cliente: eu confio em produzir antes de receber?

Quando usar cada uma

A tabela é um ponto de partida, não uma regra. O que importa é que a decisão seja tomada uma vez para cada ótica, e não renegociada a cada pedido pelo telefone.

Limite de crédito: o fechamento com teto

Faturar no fechamento sem limite é dar crédito sem saber quanto. O limite de crédito resolve isso olhando o que a ótica deve: as faturas em aberto, os pedidos ainda não faturados e o pedido novo. Se o pedido novo passa do limite, ele não entra, e a ótica vê o motivo, com quanto está em aberto e quanto ainda cabe.

Dois cuidados fazem diferença. A conta precisa ser feita no momento de criar o pedido, e não só na tela, senão dois pedidos enviados ao mesmo tempo passam juntos. E o limite só vale para quem é faturado no fechamento: quem paga no pedido não fica devendo.

O limite também precisa aparecer antes. Na tela inicial do portal e no formulário, a ótica vê quanto crédito ainda tem com o laboratório, e quem monta um pedido grande descobre que ele não cabe antes de digitar tudo, e não no último clique.

Pagamento no pedido: a lente fica reservada

Quando a ótica paga no pedido, existe um intervalo entre enviar e pagar. Nesse intervalo, a lente de estoque precisa ficar separada, senão o laboratório vende a mesma lente duas vezes. Por isso o pedido nasce com as lentes reservadas e um prazo para o pagamento, que o laboratório define entre 1 hora e 7 dias.

Se o prazo vence sem pagamento, o pedido é cancelado e as lentes voltam ao estoque. Antes disso, o laboratório tem duas saídas para os casos fora do padrão:

• Prorrogar, quando a ótica avisou que vai pagar e precisa de mais tempo.
• Liberar para produção, quando a ótica pagou por fora, em dinheiro ou depósito, ou quando o laboratório decide produzir mesmo assim. A liberação exige um motivo e fica no histórico com o nome de quem liberou.

Enquanto não for pago nem liberado, o pedido fica marcado como não pago e não anda no quadro de produção. Produzir sem pagamento passa a ser uma decisão registrada, e não um descuido.

Fatura vencida: travar o pedido novo, não o acesso

Quando a ótica atrasa, a tentação é bloquear tudo. É o pior caminho: bloquear o acesso tira da ótica justamente o boleto e a nota de que ela precisa para pagar.

O que funciona é separar as duas coisas. Com fatura vencida, o portal avisa no topo e não aceita pedido novo, mas o histórico, as faturas, os boletos e as notas fiscais autorizadas continuam abertos. Fatura que vence hoje ainda não conta como vencida. E o laboratório também pode suspender os pedidos novos de uma ótica, por decisão própria, sem tirar o acesso dela.

O dinheiro cai na conta do laboratório

No pagamento no pedido, a cobrança é gerada na conta Asaas do próprio laboratório. O Pix, o boleto ou o cartão da ótica cai direto ali, e quando o pagamento é confirmado o pedido é liberado para a produção sozinho, sem alguém conferir o extrato para soltar cada O.S. Se o laboratório cobra multa e juros de atraso, eles já vão configurados no próprio boleto ou Pix, e quem paga atrasado paga o valor certo sem ninguém refazer a conta.

E não existe cobrança em dobro: o pedido pago no ato sai do fechamento do mês, mesmo que o laboratório troque a forma de cobrar daquela ótica no meio do período.

Resumo

Cobrar todo mundo do mesmo jeito obriga o laboratório a escolher entre espantar a ótica boa e financiar a que atrasa. Escolhendo por cliente, com limite de crédito para quem fatura no fechamento e lentes reservadas para quem paga no pedido, ele atende as duas. Para ver como o pedido chega completo antes da cobrança, leia o que cada tipo de pedido online ao laboratório exige. E é assim que funciona o portal de pedidos do laboratório óptico do ZF System.