Convênio parcelado na ótica: uma nota por mês ou uma só?
O convênio vai bem até o dia em que o financeiro da empresa liga: "Vocês mandaram uma nota de R$ 1.200,00, mas nós pagamos R$ 200,00 por mês. Dá para mandar a nota de cada mês?".
É um pedido comum, principalmente de empresa que paga os óculos dos funcionários parcelado. E a resposta não é simplesmente "sim": existem duas formas de faturar, e quem decide entre elas é o contador da ótica.
As duas formas de faturar um convênio parcelado
| Nota de valor cheio | Nota das parcelas do mês | |
|---|---|---|
| Quando sai | Uma vez, na venda ou no fechamento do período | Todo mês, com as parcelas que vencem nele |
| Valor da nota | O total da mercadoria entregue | A soma das parcelas daquele mês |
| Para a empresa | Uma nota que não bate com o pagamento do mês | Uma nota que bate com o que ela paga |
| Para a ótica | Uma emissão só, simples de conferir | Várias emissões, que precisam somar o valor cheio |
Por que a decisão é do contador
Na nota das parcelas, a nota do mês sai menor do que a mercadoria que já foi entregue. Isso tem consequência fiscal, e a forma certa de tratar depende do regime da ótica e de como a contabilidade dela registra a venda. Por isso o sistema não decide sozinho: ele oferece os dois formatos, e a ótica liga a nota das parcelas depois de combinar com o contador.
Leve ao contador três perguntas: posso emitir a nota pelo valor das parcelas do mês? Como fica a mercadoria entregue antes de ser faturada? Como registro a parcela que a empresa deixar de pagar?
O cuidado que mais se esquece: a soma tem que fechar
Uma venda de R$ 1.000,00 em três parcelas tem parcelas de R$ 333,33, R$ 333,33 e R$ 333,34. Se cada nota for calculada com arredondamento independente, a soma das três pode dar R$ 999,99, e o centavo some.
O jeito certo é a última parcela fechar o arredondamento, de forma que a soma de todas as notas de todos os meses dê exatamente o valor da venda. E essa conta precisa ser a mesma sempre: emitir a nota de março não pode depender de reler as notas de janeiro e fevereiro.
Serviço e frete ficam de fora
Se a venda tem serviço tributado pelo ISS (um exame, por exemplo) ou frete, eles não entram na nota de mercadoria. Cada parcela vale uma fatia do valor fiscal da venda, e não do valor cru que a empresa paga.
E se a nota de um mês for cancelada?
As parcelas daquela nota precisam voltar a ficar disponíveis para faturar, senão somem do controle. O mesmo vale para nota rejeitada. Uma regra de segurança: venda que já tem parcela em nota não pode sair também na nota de valor cheio, senão a mesma mercadoria vai para duas notas.
E o pedido de compra?
Muitas empresas que pagam parcelado também conferem as notas por sistema, procurando o número do pedido de compra dentro de cada item. Se a nota do mês não trouxer esse número no lugar certo, ela volta, mesmo estando correta para a SEFAZ. Explicamos isso em pedido de compra na NF-e: por que a empresa recusa a nota da ótica.
Um caso real
Uma clínica conveniada paga os óculos dos funcionários em parcelas mensais e pediu exatamente isto: a nota de cada mês no valor daquele mês. Com a nota das parcelas do período ligada, a ótica escolhe o mês no momento de emitir e a nota sai com as parcelas que vencem nele. No fim do parcelamento, as notas somam o valor das vendas ao centavo.
Como combinar com a empresa antes da primeira venda
Boa parte da confusão do fim do mês nasce de coisas que não foram combinadas no começo. Antes de vender o primeiro óculos pelo convênio, acerte por escrito:
- Quem pode comprar: todos os funcionários ou só os de uma lista enviada pelo RH.
- Em quantas parcelas e com que vencimento, para a cobrança sair sempre no mesmo dia.
- Como a empresa quer a nota: por venda, uma por período ou uma por mês com as parcelas.
- Se a empresa usa pedido de compra e se confere as notas por sistema.
- Como ela paga: boleto, Pix ou depósito, e para quem enviar o documento.
- O que acontece se o funcionário sair da empresa antes do fim das parcelas.
Essas respostas viram o cadastro do convênio no sistema. Com elas definidas, o fechamento do mês deixa de ser uma negociação e passa a ser uma conferência.
Resumo
Convênio parcelado pode ser faturado de uma vez ou mês a mês. A segunda forma agrada a empresa, mas a decisão é do contador da ótica. Se for usar, garanta que a soma das notas feche ao centavo, que serviço e frete fiquem de fora e que a mesma venda nunca vá para duas notas. É assim que funciona o convênio com empresas da ZF System, com nota e cobrança no CNPJ da empresa.
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