Pedido de compra na NF-e: por que a nota da ótica volta

A ótica emite a nota do convênio, a SEFAZ autoriza, o boleto é enviado. Dias depois chega o e-mail da empresa: "Nota recusada. Informar o pedido de compra.". Mas o pedido de compra estava lá, escrito no rodapé.

O problema não é a nota. É o lugar em que o número foi escrito.

Quem lê a nota do outro lado

Empresa média e grande recebe centenas de notas por mês e não confere uma a uma. Um sistema lê o arquivo XML da nota e procura, dentro de cada item, o número do pedido de compra que ela mesma emitiu. Se encontra, a nota segue para pagamento. Se não encontra, volta.

O rodapé da nota, as "informações complementares", é texto livre para uma pessoa ler. O sistema da empresa não procura ali.

Os dois campos que o robô procura

Os dois ficam dentro de cada item da nota, e não no cabeçalho. Uma nota com três óculos pode ter três linhas do mesmo pedido.

O erro que parece certo: numerar 1, 2, 3

A linha do pedido é a da numeração da empresa, não a da nota. Muitos pedidos de compra numeram as linhas de 10 em 10 (10, 20, 30), e a nota da ótica pode trazer só algumas delas. Se a ótica numerar sozinha 1, 2, 3, a SEFAZ autoriza normalmente, e a conferência da empresa recusa, porque a linha 1 não existe no pedido dela.

Por isso a linha do pedido é digitada, copiada do pedido que a empresa mandou, e nunca gerada em sequência.

Pedido cortado é pior que pedido ausente

O campo aceita 15 caracteres. Um sistema que corta em silêncio um pedido maior gera uma nota que parece preenchida e não casa com nada. A ótica só descobre quando a nota volta. O certo é recusar na hora, com o motivo, para quem está emitindo corrigir antes.

Outro detalhe: caracteres especiais, como o "&", podem atrapalhar o arquivo. O mais seguro é removê-los do número, que quase nunca os tem de verdade.

Quando isso vale

• NF-e (modelo 55) para empresa: sim, é aqui que o pedido de compra importa.
• Faturamento que mistura empresas diferentes: não, porque pedido de compra é documento de uma empresa só.
• NFC-e (cupom ao consumidor): não se aplica; cupom não tem pedido de compra.

O que pedir à empresa conveniada

1. Uma cópia do pedido de compra, antes da emissão.
2. Qual linha do pedido corresponde a cada funcionário ou produto.
3. Se o pagamento é parcelado e a empresa quer uma nota por mês. Falamos disso em convênio parcelado: uma nota por mês ou uma só.

Um caso real

Uma indústria conveniada passou a recusar as notas de uma ótica parceira. A nota estava autorizada, os valores estavam certos e o pedido estava escrito no rodapé. Bastou levar o número do pedido e a linha para dentro de cada item, no campo próprio, e as notas seguintes passaram direto pela conferência automática.

Como organizar isso no balcão

O pedido de compra costuma chegar por e-mail, para o financeiro da ótica, e a venda é feita no balcão, por outra pessoa. É aí que o número se perde. Três hábitos resolvem:

1. Registrar o pedido junto da venda, no momento em que o funcionário compra, e não no fim do mês, quando ninguém lembra mais de qual pedido era.
2. Conferir o pedido antes de emitir: número, linha e valor. Se o valor da venda for diferente do pedido, a empresa recusa do mesmo jeito.
3. Guardar a resposta da empresa quando uma nota voltar. O motivo da recusa costuma se repetir, e a segunda nota não precisa voltar pelo mesmo erro.

Quando o sistema da ótica recusa na hora o pedido maior que 15 caracteres ou a linha sem o pedido, o erro é corrigido por quem está na frente da venda, e não descoberto semanas depois pelo financeiro da empresa.

Resumo

Quando a empresa confere a nota por sistema, o pedido de compra tem que estar dentro de cada item, com a linha copiada do pedido dela, até 15 caracteres e sem corte silencioso. No rodapé ele serve para uma pessoa ler, mas o sistema da empresa não procura lá. É assim que a NF-e sai no convênio com empresas da ZF System.