Pedido de lente ZEISS pela O.S.: como funciona na ótica

Na maioria das óticas, o pedido de lente nasce duas vezes. A primeira é no balcão: o vendedor preenche a ordem de serviço com o grau, as medidas e a armação. A segunda vem depois, quando alguém abre o site do fornecedor e digita tudo de novo, olhando para a O.S. ou para a receita em papel.

São duas digitações para um grau só, e é na segunda que mora boa parte da lente refeita. Este texto mostra como funciona quando o pedido de lente ZEISS sai da própria O.S., o que a ótica precisa ter pronto antes do primeiro pedido e o que continua sendo responsabilidade de quem atende.

Onde o pedido de lente costuma errar

Quem copia uma receita de uma tela para outra, várias vezes por dia, erra sempre nos mesmos lugares:

• Olho trocado. O grau do olho direito vai no campo do esquerdo, e a lente chega certa para o olho errado.
• Sinal invertido. Um "+1,50" vira "−1,50", e a diferença é uma lente inteira.
• Eixo esquecido. A receita tem astigmatismo, o cilíndrico foi digitado e o eixo ficou em branco.
• Medida que não veio. DNP ou altura de montagem em branco numa multifocal, que sem elas não tem como ser montada.
• Tratamento que faltou. A lente escolhida só é fabricada com um acabamento, e o pedido foi sem ele.

O problema não é só o erro: é quando ele aparece. Quase sempre é na chegada da lente, com o prazo já gasto e o cliente esperando o óculos. Aí a ótica paga uma lente nova, perde mais alguns dias e ainda precisa explicar o atraso.

O que muda quando o pedido sai da O.S.

A ideia é simples: o grau é digitado uma vez, no lugar em que ele já é digitado hoje. Com a integração ativa, a O.S. ganha o botão "Pedir lente na ZEISS", e o pedido abre com o que já está nela: esférico, cilíndrico, eixo, adição, prisma, DNP, altura de montagem e os dados da armação.

A ótica escolhe a lente no catálogo da ZEISS, marca os serviços e confere a tela antes de enviar. Não há uma segunda receita sendo montada à mão em outro lugar, e por isso a O.S. bem preenchida vale ainda mais. Já escrevemos sobre o que não pode faltar numa O.S. de ótica, campo por campo; com a integração, cada campo daquela lista vira parte do pedido.

O que precisa estar pronto antes do primeiro pedido

1. Ser cliente ZEISS. A integração não abre conta na ZEISS: ela usa o cadastro que a ótica já tem lá. Pedido de CNPJ que não é cliente não é aceito.
2. CNPJ certo no cadastro da loja. É o mesmo CNPJ da nota fiscal, e é ele que diz à ZEISS de quem é o pedido. Se estiver errado, quem corrige é a equipe da ZF System.
3. Ativar a integração. É em Integrações, no painel da loja. Só depois disso o botão aparece na O.S.
4. Escolher quem pode pedir. Pedir lente é uma compra de verdade, com boleto e nota. Por isso existe uma permissão própria no perfil de acesso, separada das outras integrações, e só quem a recebeu vê a área da ZEISS e envia o pedido.

O quarto item costuma ser esquecido e é o que mais protege a loja: o vendedor novo, ainda aprendendo, não precisa ter o poder de comprar lente.

O sistema confere o grau antes de enviar

Antes de o pedido sair, o sistema confere o grau com duas réguas. O que não pode ser fabricado é barrado, com a explicação do que falta: cilíndrico sem eixo, eixo fora de 0 a 180, prisma sem a base, valor que não é número, lente sem o serviço que a ZEISS exige para ela. O que é só estranho vira aviso, para alguém olhar a receita de novo: grau fora do passo de 0,25, grau alto demais, grau fora da faixa da lente escolhida, altura de montagem maior que a altura do aro.

A diferença entre bloquear e avisar é de propósito. O erro impossível não deveria nem chegar à ZEISS. O estranho pode estar certo, e quem decide é quem está com a receita na mão. Detalhamos cada uma dessas conferências no texto sobre o que conferir no grau da receita antes de pedir a lente.

E a conferência não substitui a ótica: ela pega erro de digitação e de medida, não diz se a receita está certa para o paciente. Essa resposta continua sendo do médico, e a conferência final da receita continua sendo de quem atende.

Um pedido por O.S.

Duplo clique, internet que cai no meio do envio, duas pessoas olhando a mesma O.S.: são as formas mais comuns de uma ótica receber duas lentes iguais. Na integração, o número da O.S. vai junto com o pedido e funciona como trava. Enquanto houver um pedido ativo na ZEISS para aquela O.S., o segundo envio não vira uma segunda lente. Se o pedido for cancelado, a O.S. fica livre para pedir de novo.

Depois do envio: situação, boleto e nota

O pedido enviado não some num portal que ninguém abre. O sistema consulta a situação dos pedidos abertos sozinho e avisa no sininho do painel quando um deles muda de etapa. Na área da integração ficam:

• Acompanhamento: os pedidos por período e, quando o pedido é faturado, o DANFE da nota para baixar.
• Financeiro: os boletos e as notas da ZEISS por período, com o PDF e a linha digitável do boleto, e o reenvio das notas por e-mail.

Um detalhe que vale deixar claro para a equipe: o boleto é da ZEISS para a ótica. O sistema mostra o boleto, mas quem vende e cobra a lente continua sendo a ZEISS, nas condições que a ótica já tem com ela.

E a montagem?

Pedir a lente na ZEISS e mandar a O.S. para o laboratório são coisas independentes. A ótica pode pedir a lente e mandar a mesma O.S. montar no laboratório de sempre, sem um passo depender do outro. E o laboratório que usa o ZF System também tem a integração com a ZEISS, numa área própria do painel dele.

Resumo

Pedir a lente pela O.S. tira do processo a segunda digitação, que é onde o grau mais se perde. Para começar, a ótica precisa ser cliente ZEISS, ter o CNPJ certo no cadastro, ativar a integração e escolher quem pode pedir. Daí em diante, o pedido sai com o grau conferido, uma vez só por O.S., e volta para o painel com a situação, o boleto e a nota. É assim que funciona a integração ZEISS para ótica do ZF System.