Por que a ótica com site vende a armação que não tem
Toda ótica que vende pela internet já passou por isso: chega um pedido pelo site, o vendedor vai buscar a armação na vitrine e ela não está lá. Foi vendida de manhã, no balcão. Agora alguém tem que ligar para o cliente, pedir desculpas, oferecer outra cor ou devolver o dinheiro.
Parece azar, mas é estrutura: acontece sempre que o site e a loja física têm dois estoques.
Por que os dois estoques se separam
Na maior parte das óticas, a loja virtual nasceu depois do sistema da loja. O site foi montado numa plataforma de e-commerce, e o balcão continuou no sistema de sempre. Cada um tem o seu cadastro de produto e a sua quantidade, e o que liga os dois é uma pessoa atualizando a planilha.
Isso funciona nos dias calmos. Nos dias de movimento, ninguém para no meio do atendimento para tirar a armação do site. E basta uma venda no balcão sem atualização para o site ficar mentindo.
Quanto custa vender o que não tem
- O estorno: devolver o dinheiro tem taxa, prazo e trabalho, e às vezes o meio de pagamento não devolve a tarifa.
- A avaliação: cliente que comprou e não recebeu é o que mais escreve avaliação ruim, e ela fica pública.
- O tempo da equipe: ligação, mensagem, nova separação, nova nota.
- A confiança no site: quem passou por isso uma vez não compra pela internet de novo.
No óculos de grau a conta é ainda pior, porque a venda já passou pela receita e pela escolha da lente antes de alguém descobrir que a armação não existe. Falamos desse fluxo em como vender óculos de grau pela internet sem errar a receita.
Com marketplace o problema piora. No Mercado Livre e no TikTok Shop, cancelar venda por falta de estoque prejudica a reputação da conta e pode limitar os anúncios.
O que é estoque único
Estoque único significa que a armação tem uma quantidade só, e todo canal baixa dela. Vendeu no balcão, o site já mostra uma a menos no mesmo instante. Vendeu no site, o balcão já sabe. Não existe sincronização de um para o outro, porque não existem dois.
Para isso funcionar de verdade, três coisas precisam estar no mesmo sistema:
- o cadastro do produto (foto, preço, cores);
- a quantidade de cada cor;
- as vendas de todos os canais.
Integração que copia o estoque de um sistema para o outro de tempos em tempos diminui o problema, mas não acaba com ele: entre uma cópia e a próxima, a venda dupla continua possível.
O detalhe que quase todo mundo esquece: a cor
Em ótica, o mesmo modelo existe em três ou quatro cores, e o cliente compra uma cor específica. Se o sistema conta "5 unidades do modelo" sem saber quantas são pretas e quantas são tartaruga, o site mostra a cor que acabou como disponível.
Estoque único de verdade é estoque por cor: cada cor tem a sua quantidade, e o total do modelo é a soma delas.
Como saber se a sua ótica tem esse problema
Faça três perguntas:
- Quando vendo no balcão, alguém precisa fazer alguma coisa para a peça sair do site?
- Já aconteceu de cancelar pedido do site por falta de produto?
- O estoque do site e o da loja batem hoje, sem conferir?
Se a resposta da primeira for "sim", o problema existe, mesmo que ainda não tenha acontecido.
Planilha, integração ou estoque único?
| Como funciona | O que resolve | O que continua dando errado |
|---|---|---|
| Planilha atualizada à mão | Nada no dia de movimento | Depende de alguém lembrar a cada venda |
| Integração que copia o estoque de tempos em tempos | A maior parte das diferenças | A venda que acontece entre uma cópia e a próxima, e a cor que um lado não conhece |
| Estoque único no mesmo sistema | A venda dupla, por construção | Só a contagem física errada, que é outro problema |
Como passar para o estoque único sem parar a loja
- Conte por cor. Antes de qualquer sistema, a contagem precisa dizer quantas unidades de cada cor existem, não só do modelo. É o trabalho mais chato e o que mais vale.
- Cadastre cada cor com o seu código. Se cada cor tiver o seu código de barras, o PDV baixa a cor certa quando o vendedor bipa a peça.
- Escolha o que vai para o site. Nem tudo precisa estar online. Peça sem foto boa, peça única e lente costumam ficar só no balcão.
- Ligue o site no mesmo cadastro. A partir daí, não existe mais atualização: existe venda, e a venda baixa.
- Confira na primeira semana. Compare a prateleira com o sistema em alguns modelos. Diferença agora é erro de contagem, não de sincronização, e se corrige uma vez.
E as peças reservadas?
Uma dúvida comum: e a armação separada para um cliente que volta amanhã? Ela precisa sair do estoque disponível, senão o site a vende. O jeito mais simples é registrar a venda com o sinal na hora da reserva. Assim a peça sai da conta de todos os canais ao mesmo tempo, e a reserva fica registrada com o nome do cliente, em vez de um bilhete preso na armação.
O que muda no dia a dia da equipe
Com estoque único, a equipe para de fazer duas coisas: atualizar o site depois de cada venda e conferir o site antes de separar pedido. O pedido que chega pela internet já é de uma peça que existe. O tempo que ia para conferência volta para o atendimento, que é onde a ótica ganha dinheiro.
Resumo
Vender a peça que não tem não é falta de atenção da equipe: é consequência de manter dois estoques. A solução é a loja virtual usar o mesmo estoque do balcão, contado por cor. É assim que funciona a loja virtual para ótica integrada ao PDV da ZF System, e o mesmo estoque vale para o Mercado Livre e o TikTok Shop.
Quer isso funcionando na sua ótica?
Veja como funciona no ZF System, ou fale com a gente para uma demonstração ao vivo.