Crediário próprio em ótica: como montar sem tomar calote

Numa boa parte das óticas de bairro, o carnê não é um detalhe: é o que viabiliza a venda. O cliente precisa do óculos, o valor não cabe no orçamento do mês e não existe limite no cartão. A ótica parcela no próprio nome e assume o risco.

Isso é uma carteira de crédito, com tudo o que ela exige. E é o tipo de operação em que o prejuízo não aparece num relatório — aparece na ausência do cliente.

Regra 1: limite antes da venda, não depois

O limite precisa existir antes de o vendedor abrir a boca. Um bom ponto de partida é conservador com quem é novo e generoso com quem já pagou: cliente sem histórico começa baixo, e o limite sobe conforme ele quita.

O que não funciona é limite decidido no balcão, caso a caso, pelo humor do dia. Não porque o vendedor erra — porque não dá para auditar, e no mês seguinte ninguém lembra o motivo.

O que se olha para decidir cabe em quatro números, e todos já estão na sua loja: quantas compras esse cliente já fez, quanto pagou em dia, qual o atraso médio dele e quanto ainda deve. Para cliente antigo, esse histórico vale mais do que qualquer consulta externa — ele já provou o comportamento com você. Para quem chega pela primeira vez, é o contrário: não há histórico, e é justamente por isso que o primeiro limite é baixo e a entrada é maior.

Regra 2: entrada, e uma entrada que doa um pouco

Entrada faz duas coisas. Reduz o saldo em risco e, principalmente, filtra: quem não consegue dar a entrada hoje dificilmente vai conseguir a primeira parcela em 30 dias.

Vale ainda mais em ótica porque o produto é personalizado. Óculos com o grau de uma pessoa específica não volta para a prateleira — se o cliente some, a peça não é recuperável como mercadoria.

Regra 3: parcela mínima que valha o custo de cobrar

Parcela de R$ 25 dá o mesmo trabalho de cobrança que parcela de R$ 150, e o carnê de 12 vezes multiplica esse trabalho por doze. Defina um piso e respeite: se o valor da venda dividido pelo número de parcelas fica abaixo dele, reduza o número de parcelas ou aumente a entrada.

Detalhe operacional que faz diferença: essa conta tem que aparecer na tela do vendedor, na hora. Sistema que só avisa depois de fechar a venda deixa a loja com o óculos vendido, o estoque baixado e um contrato que ele mesmo recusa.

Regra 4: juros e multa escritos, e sempre os mesmos

Defina juros de parcelamento, multa por atraso e juros de mora, deixe no contrato e aplique igual para todo mundo. A questão aqui não é o valor — é a previsibilidade. Regra que muda por cliente vira negociação toda vez que alguém atrasa, e a negociação sempre acontece no pior momento possível: com o cliente na loja, na frente de outros.

Regra 5: cobrança que sai sozinha

A cobrança que funciona é a que acontece antes do vencimento. Um lembrete três dias antes evita boa parte do atraso — quem esqueceu paga, e quem não tem o dinheiro procura a loja para combinar, em vez de sumir.

Depois do vencimento, o que resolve é a régua constante e sem drama: um aviso no dia seguinte, outro na semana, e a partir daí contato humano. O que não pode é a cobrança depender de alguém lembrar, porque ninguém lembra em dia de loja cheia.

Duas coisas que a gente aprendeu implementando isso: cobrança automática precisa registrar o que foi enviado (senão a loja cobra de novo na mão, constrangendo o cliente que já pagou), e nunca deve sair de madrugada.

Uma régua que funciona na prática, com quem faz cada etapa:

O valor da régua não está em nenhuma linha isolada: está em ela ser a mesma para todo mundo. Cliente que atrasa e não recebe nada aprende que atrasar não tem consequência, e é ele que volta a atrasar no mês seguinte.

Regra 6: renegociar é diferente de adiar, que é diferente de quitar

São três operações e confundi-las bagunça o caixa:

• Mudar o vencimento de uma parcela: só a data muda. Serve para quem teve o salário atrasado.
• Renegociar: encerra o que está em aberto e refaz o saldo num carnê novo, eventualmente com entrada recebida no ato. O saldo é o que ainda se deve, não o valor original do contrato — quem já pagou metade de uma parcela não pode ver essa metade sumir.
• Quitar à vista: recebe tudo de uma vez, normalmente com desconto de antecipação. Desconto aqui é desconto, não dinheiro: ele não entra no caixa, ele deixa de entrar.

Quem pode fazer cada uma também deveria ser diferente. Adiar um vencimento é operação de balcão; perdoar valor é decisão de dono.

Regra 7: saber quanto da carteira está em atraso

É o número que quase nenhuma ótica tem à mão: do total a receber, quanto está vencido. Sem ele, a sensação de "está tranquilo" dura até o mês em que o caixa não fecha.

Acompanhe três coisas por mês: total a receber, percentual vencido e quantos clientes representam esse vencido. Muitas vezes a carteira inteira está saudável e o problema é concentrado em cinco nomes — o que é uma conversa, não uma mudança de política.

Vale um quarto número: quanto do vencido já passou de 90 dias. Essa fatia raramente volta sozinha, e é ela que decide se o assunto ainda é cobrança ou já virou acordo. Separá-la também evita a decisão errada mais comum da carteira — endurecer a política inteira por causa de um atraso antigo que continua sendo contado todo mês.

Regra 8: o carnê que o cliente leva embora

O contrato e o carnê são o que sobra da conversa quando ela azeda. Precisam trazer, no mínimo: valor à vista, entrada, valor financiado, número e valor das parcelas, todas as datas de vencimento, os juros do parcelamento, a multa e os juros de atraso, o CPF e a assinatura. Duas vias, uma delas assinada ficando na loja.

Depois disso vem a parte que quase ninguém trata: o cliente precisa conseguir pagar sem voltar à loja para perguntar como. Carnê impresso com a linha digitável, link de pagamento, chave Pix — qualquer um serve, desde que exista. Boa parte do atraso pequeno não é falta de dinheiro; é falta de saber como pagar naquele dia.

E um detalhe que só aparece na segunda vida do contrato: depois de uma renegociação, o número da parcela impressa e o número da tela têm que ser o mesmo. O cliente olha o canhoto, vê "parcela 1 de 9", liga para a loja e ouve que ele deve 6 — e a partir daí ele desconfia da conta inteira, inclusive da parte que estava certa. Contar quantas parcelas foram geradas na vida do contrato é uma pergunta; quantas ainda faltam é outra. Quem fala com o cliente responde a segunda.

Regra 9: a baixa que não pode acontecer duas vezes

Se as parcelas são cobradas por boleto ou Pix, existe um documento vivo fora da sua loja — no banco ou no meio de pagamento. E ele continua pagável mesmo depois de a dívida ter sumido do seu sistema.

Isso tem uma consequência concreta e desagradável: o cliente pagou em dinheiro no balcão, alguém deu baixa na parcela, e o boleto continua lá. Se ele pagar de novo, o dinheiro entrou duas vezes, o estorno é trabalho e o constrangimento é seu. A regra que resolve é curta: toda baixa manual de parcela que tem cobrança em aberto cancela a cobrança primeiro. Vale igual para renegociar, para quitar à vista e para cancelar a venda inteira — mata-se o documento lá fora antes de mexer aqui dentro, e se o cancelamento lá fora falhar, a operação inteira para em vez de seguir.

Do outro lado da mesma moeda: o dinheiro que entra pelo banco precisa cair sozinho na parcela certa. Se depender de alguém abrir o extrato e conferir, vai atrasar — e cliente que pagou e continua recebendo cobrança é cliente que não volta.

Crediário não é convênio, e misturar os dois estraga o indicador

No crediário quem deve é o cliente. No convênio, quem deve é a empresa: o funcionário escolhe o óculos, leva no mesmo dia, e o empregador paga — normalmente com desconto em folha, normalmente consolidado no fim do mês, cobrindo várias compras de vários funcionários.

A diferença não é só de quem paga. A nota e a cobrança saem no CNPJ da empresa, não no CPF de quem levou o óculos: emitir no documento de quem levou é cobrança bancária em nome errado, e é o tipo de erro que custa a conta inteira do convênio.

E, para a saúde da carteira, misturar os dois faz o indicador mentir. Atraso de empresa conveniada é conversa comercial com o departamento pessoal; atraso de pessoa física é cobrança. Somados no mesmo percentual, escondem um ao outro: a carteira parece pior do que é quando um convênio atrasa o repasse, e parece melhor do que é quando o volume do convênio dilui o calote do varejo.

O carnê não é a receita do mês

Uma venda de R$ 900 em dez vezes não é R$ 900 no caixa. É R$ 90 por mês, durante dez meses — enquanto o custo da armação e da lente saiu inteiro na primeira semana, e o fornecedor cobra em 30 dias.

Esse descompasso é o motivo mais comum de uma ótica vender bem e não ter dinheiro. E ele piora exatamente quando as coisas vão bem: quanto mais você vende no carnê, mais capital fica na rua. Crescer no crediário é financiar o próprio crescimento.

Por isso valem dois números separados, todo mês, e nunca um só: quanto foi vendido e quanto foi recebido. O primeiro mede a loja; o segundo paga as contas. Quando os dois começam a se afastar mês após mês, ou a entrada precisa subir, ou o número de parcelas precisa cair — e é melhor decidir isso olhando os dois números do que descobrir no dia em que o fornecedor liga.

E quando o cliente some mesmo?

Acontece, e faz parte do custo da operação. O que dá para controlar é o tamanho: limite conservador para quem é novo, entrada que filtra, parcela que compensa cobrar e lembrete antes do vencimento resolvem a maior parte. O restante é decisão caso a caso — e é bem mais fácil de tomar quando você consegue abrir a ficha e ver que aquele cliente comprou três vezes e pagou tudo, ou que é a primeira compra e já atrasou duas.

Essa ficha, aliás, é o mesmo cadastro que guarda a receita do cliente. Sobre o que registrar nele: a ordem de serviço de ótica, campo por campo. E se você ainda está escolhendo o sistema que vai controlar isso, os 8 pontos que avaliamos antes de contratar. Do lado de cá, o sistema de gestão para ótica já traz o crediário próprio com carnê, limite por cliente e cobrança automática.